Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika: wzór i forma

Wypowiedzenie składane przez pracownika to krótkie pismo: kto wypowiada, jaką umowę, z zachowaniem okresu wypowiedzenia, data i własnoręczny podpis. Nie musisz podawać przyczyny ani pytać pracodawcy o zgodę. Umowa skończy się z upływem okresu wypowiedzenia liczonego od dnia, w którym pismo dotrze do pracodawcy.

Co musi zawierać pismo

Kodeks pracy nie podaje wzoru. W piśmie powinny się znaleźć:

• miejscowość i data;
• Twoje imię i nazwisko oraz nazwa pracodawcy;
• jednoznaczne zdanie, że wypowiadasz umowę o pracę, z jej rodzajem (na czas nieokreślony albo określony) i datą zawarcia;
• informacja, że wypowiadasz ją z zachowaniem okresu wypowiedzenia; datę końca warto wpisać, żeby obie strony miały ją na piśmie;
• własnoręczny podpis.

Przyczyny nie podajesz. Obowiązek jej wskazania Kodeks nakłada tylko na pracodawcę (art. 30 § 4). Zgoda pracodawcy też nie jest potrzebna: każda ze stron może rozwiązać umowę za wypowiedzeniem, a umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia (art. 32).

Gotowe pismo z Twoimi danymi i datą końca policzoną według art. 30 § 2¹ i art. 36 § 1 Kodeksu pracy przygotuje generator wzoru.

Forma: papier, podpis kwalifikowany, a e-mail?

Art. 30 § 3 Kodeksu pracy mówi, że oświadczenie o wypowiedzeniu „powinno nastąpić na piśmie”. Formę pisemną spełnia dokument z własnoręcznym podpisem (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, stosowany odpowiednio na podstawie art. 300 Kodeksu pracy) albo dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest jej równoważny (art. 78¹ § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego). Choć od 2026 r. wiele wniosków pracowniczych można składać „w postaci papierowej lub elektronicznej”, przepis o wypowiedzeniu nadal mówi o piśmie.

Zwykły e-mail, także ze skanem podpisanego pisma, formy pisemnej nie spełnia. Kodeks pracy nie zastrzega jednak dla wypowiedzenia rygoru nieważności, a bez takiego zastrzeżenia brak formy nie powoduje nieważności (art. 73 § 1 Kodeksu cywilnego). Ryzyko jest więc przede wszystkim dowodowe: pracodawca może kwestionować, czy i kiedy dostał wiadomość, a spór o dzień doręczenia przesuwa koniec umowy. Jeśli możesz, złóż papier albo dokument z podpisem kwalifikowanym.

Doręczenie i dowód

Wypowiedzenie jest złożone, gdy dotarło do pracodawcy tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego). Dokument elektroniczny jest złożony, gdy trafił do środka komunikacji elektronicznej pracodawcy, np. skrzynki pocztowej, tak że mógł się z nim zapoznać (art. 61 § 2). Jak zabezpieczyć dowód:

• osobiście: przygotuj dwa egzemplarze i poproś o podpis z datą odbioru na Twoim; generator dodaje na to miejsce;
• listem poleconym za potwierdzeniem odbioru: okres liczy się od dnia odbioru, a nie od dnia nadania;
• gdy pracodawca odmawia przyjęcia pisma, przekaż je przy świadku albo wyślij pocztą.

Wycofać wypowiedzenie możesz skutecznie tylko wtedy, gdy wycofanie dotrze do pracodawcy razem z pismem albo wcześniej (art. 61 § 1 zdanie drugie Kodeksu cywilnego). Później już tylko za jego zgodą. Wypowiedzenie możesz złożyć także w czasie zwolnienia lekarskiego albo urlopu: zakaz z art. 41 Kodeksu pracy dotyczy pracodawcy, nie pracownika.

Kiedy złożyć, żeby skończyć szybciej

Przy okresie liczonym w miesiącach liczy się miesiąc, w którym pismo dotrze do pracodawcy. Przykład według przepisów obowiązujących w 2026 r.: praca od 01.03.2024 r., więc 1 miesiąc wypowiedzenia.

Trzy dni różnicy w doręczeniu dają miesiąc różnicy w zatrudnieniu. Więcej przykładów z tygodniami i miesiącami znajdziesz w poradniku okres wypowiedzenia: kiedy się kończy.

Porozumienie stron albo skrócenie okresu

Jeśli chcesz odejść szybciej, masz dwie drogi. Obie wymagają zgody pracodawcy:

• porozumienie stron (art. 30 § 1 pkt 1): umowa kończy się w uzgodnionym dniu, bez okresu wypowiedzenia;
• wypowiedzenie z prośbą o skrócenie (art. 36 § 6): po złożeniu wypowiedzenia ustalacie wcześniejszy termin, ale tryb się nie zmienia i dalej jest to wypowiedzenie przez pracownika.

Ta różnica ma znaczenie dla zasiłku dla bezrobotnych. Od 01.06.2025 r. po własnym wypowiedzeniu zasiłek nie przysługuje, chyba że powodem była zmiana miejsca zamieszkania (art. 219 ust. 1 pkt 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Skrócenie okresu tego nie zmienia. Po porozumieniu stron zasiłek przysługuje, ale zwykle dopiero po 90 dniach; szczegóły w poradniku porozumienie stron a zasiłek.

W generatorze wzoru wypowiedzenia wybierasz jeden z trzech wariantów: wypowiedzenie, wniosek o porozumienie stron albo wypowiedzenie z prośbą o skrócenie. Wpisujesz dane i datę doręczenia, a pismo z policzoną datą końca umowy powstaje w Twojej przeglądarce. Nic nie jest wysyłane na serwer, a po zamknięciu strony dane znikają. Wydrukuj pismo, podpisz i złóż za potwierdzeniem odbioru.