Urlop na żądanie: 4 dni, jak zgłosić i czy szef może odmówić

Urlop na żądanie to najwyżej 4 dni w roku kalendarzowym, które bierzesz ze swojego zwykłego urlopu wypoczynkowego, a nie ponad niego. Zgłaszasz go najpóźniej w dniu, w którym chcesz zacząć wolne, a pracodawca jest obowiązany udzielić go w terminie, który wskażesz (art. 167² Kodeksu pracy). Sądy dopuszczają odmowę tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Stan prawny i parametry na 2026 r., dla pracy na umowie o pracę.

4 dni w roku, ale z Twojej puli urlopu

Z 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego (art. 154 § 1 KP) do 4 możesz wykorzystać w trybie „na żądanie”. Każdy taki dzień zmniejsza pulę zwykłego urlopu: przy 26 dniach i 4 dniach na żądanie zostają 22 dni do zaplanowania. Za urlop na żądanie dostajesz normalne wynagrodzenie urlopowe (art. 172 KP).

• Limit dotyczy roku i wszystkich pracodawców razem. Jeśli w 2026 r. zmieniasz pracę, a u poprzedniego pracodawcy 4 dni na żądanie są już wykorzystane, u nowego kolejnych nie ma (art. 167³ KP).
• Muszą zostać dni urlopu. Na żądanie bierzesz urlop, który już Ci przysługuje. W pierwszej pracy w życiu urlop narasta co miesiąc (art. 153 § 1 KP), więc na początku dni może jeszcze nie być.
• Dni na żądanie nie trafiają do planu urlopów (art. 163 § 1 KP).
• Jeden dzień albo kilka naraz. Przepis wyznacza łączny limit 4 dni w roku, więc możesz wziąć jeden dzień albo kilka dni pod rząd.

Jak i kiedy zgłosić urlop na żądanie

Żądanie zgłaszasz najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167² KP). Wcześniej też można, np. dzień przed. Nie da się natomiast zgłosić go wstecz, już po dniu nieobecności.

Kodeks nie określa formy zgłoszenia i nie wymaga podawania powodu. Może to być telefon, SMS, e-mail albo wiadomość w systemie kadrowym. W praktyce najbezpieczniej:

• zgłosić urlop przed godziną rozpoczęcia pracy;
• użyć kanału, który jest przyjęty u Twojego pracodawcy;
• zachować ślad, np. SMS albo e-mail z odpowiedzią przełożonego.

Przykładowa wiadomość: „Dzień dobry, zgłaszam żądanie udzielenia mi urlopu w dniu 2 października 2026 r. na podstawie art. 167² Kodeksu pracy. Anna Kowalska”.

Czy pracodawca może odmówić?

Z przepisu wynika obowiązek: pracodawca „jest obowiązany udzielić” urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się jednak, że nie jest to obowiązek bezwzględny. Pracodawca może odmówić w wyjątkowej sytuacji, gdy nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby pracę firmy. Odmowa nie może być rutyną.

Z tego wynika praktyczna rada: po zgłoszeniu poczekaj na odpowiedź. Jeśli pracodawca odmówi, a mimo to nie przyjdziesz do pracy, nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną, ze wszystkimi tego skutkami.

Urlop na żądanie w okresie wypowiedzenia

Przepis o urlopie na żądanie nie wyłącza okresu wypowiedzenia, więc możesz z niego skorzystać, jeśli masz jeszcze dni urlopu. Pracodawca może z kolei sam udzielić Ci w tym czasie urlopu, a Ty masz obowiązek go wykorzystać (art. 167¹ KP). Urlop niewykorzystany do końca umowy pracodawca rozlicza ekwiwalentem, o którym piszemy w poradniku ekwiwalent za urlop.

Co z niewykorzystanymi dniami na żądanie

Tryb „na żądanie” nie przechodzi na kolejny rok: w 2027 r. znowu masz najwyżej 4 takie dni, a nie 8. Same dni jednak nie przepadają, bo są częścią urlopu wypoczynkowego, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 KP).

Kodeks nie mówi wprost, co dalej z tymi dniami. Art. 168 KP, który każe udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku, wyłącza z tej zasady „część urlopu udzielanego zgodnie z art. 167²”. Przyjmuje się, że niewykorzystane dni na żądanie przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop zaległy, a jego termin warto uzgodnić z pracodawcą.

Najczęstsze nieporozumienia

• „To 4 dodatkowe dni wolnego”. Nie, to część 20 albo 26 dni urlopu.
• „Przy każdym pracodawcy mam nowe 4 dni”. Nie, limit dotyczy całego roku (art. 167³ KP).
• „Muszę podać powód”. Nie, przepis tego nie wymaga.
• „Mogę zgłosić urlop następnego dnia”. Nie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Ile dni wolnego daje urlop na żądanie, urlop okolicznościowy czy opieka nad dzieckiem, sprawdzisz w kalkulatorze dni wolnych od pracy. Swój roczny wymiar urlopu ustalisz z poradnikiem ile dni urlopu mi przysługuje.